La conservation et la consultation des archives diocésaines

Décision de la Conférence des Evêques de Belgique sur la conservation et la consultation des archives diocésaines

Les Evêques de Belgique veulent préciser la gestion des archives diocésaines ainsi que leur consultation. Ce document a été approuvé par les Evêques de Belgique le 20 avril 2023.

1. Conservation des archives diocésaines

1.1 Législation

Droit canonique : les canons 486-491 du Code de Droit canonique prévoient que dans chaque diocèse, un dépôt doit être établi pour les archives diocésaines. Le canon 491§2 stipule explicitement que chaque diocèse doit avoir des archives historiques où les documents de valeur historique sont conservés soigneusement et rangés systématiquement. Les canons 489-490 prescrivent que chaque diocèse doit disposer d’archives closes et verrouillées (‘archives secrètes’) pour la conservation de documents hautement confidentiels. L’instruction du canon 489 §2 concernant la destruction des documents des archives secrètes doit être traitée avec une extrême prudence et en concertation avec l’archiviste.

Code civil : Les archives diocésaines postérieures à 1801 (Concordat entre Napoléon et Pie VII) ont un statut de droit privé et, à ce titre, ne tombent pas sous la loi sur la transparence administrative (1994). Les archives diocésaines antérieures à 1801, appartiennent en revanche au domaine public. Elles sont considérées comme des biens ecclésiaux confisqués par le Gouvernement durant la Révolution française et, en tant que telles, sont sous la supervision des Archives de l’État (loi fédérale sur l’Archivage 1955/2009). Dans la pratique, les archives diocésaines des diocèses créés avant la Révolution française, contiennent tant des documents antérieurs que des documents postérieurs à 1801, mais leur statut juridique est différent.

1.2. Valeur

Une bonne gestion des archives diocésaines est requise en raison de leur triple importance :

Valeur administrative : dans leur phase ‘dynamique’, la bonne gestion des documents d’archive est nécessaire au bon fonctionnement de la curie épiscopale.

Valeur juridique : Les documents d’archives peuvent servir de preuve pour des actes juridiques (par exemple, actes notariés, statuts d’ASBL, jugements d’officialités).

Valeur historico-culturelle : même si les archives n’ont plus de valeur administrative et/ou juridique, elles sont la ‘mémoire du diocèse’. Elles sont donc importantes pour les recherches historiques futures et méritent d’être correctement conservées et accessibles (cf. canon 491 §2).

1.3. Pratiquement

– Dans chaque diocèse, il faut établir un dépôt d’archives (canon 486 §2). Dans la mesure du possible, il faut veiller à ce que ce dépôt réponde aux exigences climatiques minimales en terme de température (15-18 C°) et d’humidité (50-55%).

– Dans chaque diocèse, il faut nommer un archiviste qui gère les archives au nom de l’Evêque et qui veille à ce qu’elles soient classées selon les règles d’archivage en vigueur.

– la gestion des archives ne concerne pas uniquement les archives papier mais aussi les archives numériques (dites digital born archives). Cela signifie tout d’abord la mise en place d’une arborescence transparente et logique de dossiers, pour l’enregistrement de documents numériques. Il est recommandé que l’archiviste collabore avec le responsable informatique du diocèse. Une fois l’arborescence mise en place, il faut conclure de bons accords pour que tous les membres du personnel utilisent systématiquement ce système d’enregistrement des documents numériques.

Il est recommandé que l’archiviste, en concertation avec les instances de la curie diocésaine, établisse des tableaux de gestion des archives établissant des délais de conservation et de destruction des documents d’archives papier et numériques (cf. Tableau de tri), ainsi que des dispositions concernant le transfert des archives papier au dépôt d’archives.

2. Consultation des archives diocésaines

2.1. Chaque diocèse prévoit les facilités pratiques nécessaires pour la consultation des archives. La consultation des documents d’archives doit se faire sur rendez-vous et sous la supervision de l’archiviste. Cela suppose que le service des archives soit équipé d’une salle de lecture où les documents peuvent être consultés par les chercheurs.

2.2. Les archives diocésaines d’avant 1801 appartiennent au domaine public (voir 1.1) et sont par définition accessibles à tous.

2.3. Les archives diocésaines postérieures à 1801 sont de droit privé (voir 1.1). Les services d’archives diocésaines ont un statut de droit privé et décident de manière autonome si et dans quelles conditions, ils mettent leurs archives postérieures à 1801 à la disposition de tiers. Afin d’éviter des disparités entre les diocèses concernant les modalités de consultation, un certain nombre d’accords interdiocésains ont été conclus. Ces accords établissent une distinction entre les documents sensibles pour la vie privée et ceux qui ne le sont pas :

2.3.1. Documents non sensibles dans le cadre de la protection de la vie privée : éventuellement consultables après 40 ans.

2.3.2. Documents sensibles pour la vie privée : dans la mesure du possible, pour les recherches généalogiques, scientifiques ou historiques, les services d’archives diocésaines se conformeront à la législation civile en vigueur, à savoir la loi du 21 décembre 2018 relative à la consultation des registres d’Etat civil et des registres de la population.

Modalités de consultation des documents sensibles pour la vie privée:

dossiers personnels des prêtres, diacres et agents pastoraux : 50 ans après le décès;

dossiers des tribunaux ecclésiastiques : 150 ans après la clôture du dossier;

registres paroissiaux : actes de baptême après 100 ans, actes de mariage après 75 ans, actes de décès après 50 ans (par analogie avec la loi sur les extraits d’état civil du 21 décembre 2018). Aucune restriction pour l’obtention par les descendants directs ou lors d’une demande d’acte de baptême en vue de la célébration d’un mariage religieux;

dossiers de dispense de mariage : après 75 ans. Ici également, aucune restriction pour les descendants directs;

documents personnels relatifs à la collaboration et à la répression après la Seconde Guerre mondiale : après 75 ans.

2.3.3. Archives des Evêques, du Conseil épiscopal et de la Conférence des Evêques et des conseils diocésains:

Archives des Evêques : consultables 40 ans après la fin de l’épiscopat, à l’exception des documents sensibles du point de vue de la vie privée. Des exceptions peuvent être accordées avec l’autorisation de l’Evêque ou du vicaire général.

Archives du Conseil épiscopal : consultables après 40 ans, sauf pour les documents sensibles du point de vue de la vie privée. La même règle s’applique aux archives du conseil presbytéral, du collège des consulteurs et des conseils vicariaux. Des exceptions peuvent être accordées avec l’autorisation de l’Evêque ou du vicaire général.

Archives de la Conférence des Evêques : consultables après 40 ans, à l’exception des documents sensibles du point de vue de la vie privée et après autorisation du Secrétaire général de la Conférence des Evêques.

La Conférence des Evêques de Belgique

Approuvé le 20 avril 2023